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实施OA办公系统要考虑哪些因素(哪些因素影响OA办公系统的成功实施)

更新时间: 2021-06-21 10:11:31
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哪些因素影响OA办公系统的成功实施?OA办公系统作为协同办公的工具,时刻处理着人机交互,其易用性、易操作性、易理解性、易管理性等已然成为企业OA办公系统选型考虑的重要因素之一。下面,小编就来为大家详细介绍一下哪些因素影响OA办公系统的成功实施

1:易用性:OA办公系统成功实施的重要因素

易用性,是OA成功实施的*重要因素,应排在其成功率的前三位之列。OA界面和操作的直观、美观、方便程度,直接影响到管理者和员工们的效率、时间、成本;作为全员使用的软件系统,更直接影响到企业的运作效能。

2:易操作性:提供便捷、一致的操作方式,减少用户输入和点击次数。

现在的协同OA系统功能越来越多、越来越细化,在不断强化功能应用的同时,协同OA办公系统的易操作性是否会受到影响呢?要回答这个问题,我们要对易操作性作出界定。正如沃讯OA所言“协同OA是一个办公平台,员工每天要在OA系统上进行数百次操作,如何把这个数量减到*低呢?这就是易操作性的指标。能在一个页面完成的,就不要用两个页面;能2步搞定的事情就不要3步!”

沃讯OA办公系统,通过多标签窗口页、左菜单右表单、按钮集中、数据复制、快捷方式、电子名片、Enter键切换焦点等技术方案,点点滴滴,减少用户的点击次数。测试表明,对比同类型产品,减少了用户1/3点击量。

1、组织人员数据

协同OA办公系统是以人和组织为中心的管理系统,组织机构的数据在系统中使用频率。无论发送邮件任务,还是共享文档、设定权限,都需要浏览组织结构并选取部门、用户和角色。按照客观现实中的树形组织结构进行展现,允许用户按照组织机构或自定义属性查询,用户也可以把自己经常使用的组定义自己的组供日常使用。这种灵活的组织结构的展现和选取,直观方便,有效减少了用户的点击。按钮集中、快捷方式的布局也是沃讯OA在易操作性设计上的一大亮点。对于单个文档的查阅、编辑、删除、共享,可直接在下表中实现,而无需打开文档。

3、流程的“复制流程” 如果你想新建一个流程,与之前新建的某个流程某些属性相同,比如发给同一组人、使用同一个附件、使用同样的标题等,在沃讯OA上完全无需重复出入,只需要在“新建流程表单”里直接“导入流程”就能够轻松把这些属性复制过来。

3:易理解性:使用户抓住重点,一目了然。

使用一套管理系统,难免会面临着工作方式的变革,面临着对员工工作习惯的挑战。如果再碰上一个很“专业”的系统,登陆进去就让人感觉茫然不知所措,何谈去接受、使用这套系统呢?因此,软件的易用性设计一定要考虑易理解性。加之协同OA属于全员性使用的系统,对软件设计的易理解性的要求则更高。

来自沃讯OA软件的产品设计师表示,“协同OA的目标是打造全员协同办公,是必须让企业每个岗位的员工都能看得懂。对于协同OA软件来讲,理念可能非常深奥,不需要深奥,就是要一个简单、纯朴、清新、真实的感觉。”

对员工来讲,每天登陆系统的事情,就是自己的待办事宜。除此之外,他需要了解公司的公告、公司动态等等。对于协同OA来讲,这个首页办公门户绝不是简单的堆砌,需要严谨的信息聚合和推送机制,但呈现给员工的,一定是适合他的信息。这需要适合系统管理员定义的信息推送机制、权限管控机制与适合员工的前台元素自定义机制结合起来共同实现。

易理解性,还表现在功能导航的设置。这个导航栏的内容、排序等等所有元素的设置,都是为这个员工量身定制的。这意味着,他看到这个导航,就能够与他过往的工作经验结合起来,知道这个栏目是做什么用的。对于协同OA软件来讲,这不仅要求产品设计上的灵活性,更要求实施团队深入了解客户的实际业务状况,根据企业的工作习惯去定义这个功能导航窗口。

当然,为了提升软件的易理解性,软件厂商还会配套提供相应的宣传资料、产品说明书、在线学习帮助文档、视频学习等等,这些也可以帮助企业快速地熟悉和使用协同OA系统。

4:易管理性:缩减安装、配置、实施、备份的时间和难度。

企业中人的活动,是凌驾于业务之上的活动,不可控性更高,因此,许多企业通过制度、流程等规范员工的行为。而制度和流程在企业中通常不是一成不变的,它是一个经历一些检验、分析,然后不断的优化,*终实现的方案。这对协同OA提出了更高的要求。没有专业的IT人士,不会写代码,能否自己动手实现新的流程的落地呢?协同OA的易用性也体现在对系统管理员工作的支持上。

流程是企业规范运作的保证,是跨部门协同办公的纽带。沃讯OA提供所见即所得的流程编辑器,允许自定义流程步骤、责任人、字段权限和流转路径;甚至可以复制已有的流程,进行修改而快速产生新的流程。

以上关于“哪些因素影响OA办公系统的成功实施”就为大家介绍到这里,希望对大家有所帮助。

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